Le coffre-fort électronique est un outil digital de plus en plus utilisé par les entreprises afin de dématérialiser certains documents et les stocker de façon plus sécurisée. Mais, comment fonctionne concrètement un e-coffre fort ? Pourquoi utiliser une telle solution digitale au sein de son entreprise ? Quels en sont les avantages ? Petit tour d’horizon.
Coffre-fort électronique : définition et fonctionnement
Par définition, un coffre-fort électronique, appelé également coffre-fort numérique, est un espace de stockage en ligne permettant d’envoyer, de stocker et de conserver des documents sensibles et confidentiels. C’est pourquoi, cet outil est considérablement utilisé par les entreprises afin de transmettre les contrats ou encore les bulletins de salaire à l’ensemble des salariés de manière rapide et sécurisée. En effet, cette solution de coffre fort électronique pour bulletin de paie permet de répondre à la loi Travail de 2017 qui incite les structures professionnelles à remettre les fiches de paie de manière dématérialisée à son personnel.
Son fonctionnement reste simple. L’employeur envoie les documents sur la plateforme. Ces derniers sont automatiquement stockés dans l’espace personnel de chaque collaborateur en fonction de son matricule. Celui-ci peut alors se connecter quand il le souhaite à l’aide de ses identifiants uniques pour consulter ses documents. Lors de la mise en ligne de son bulletin de paie, l’employé reçoit immédiatement un email pour le prévenir de la disponibilité de ce dernier.
Utiliser un coffre-fort numérique dans son entreprise : les avantages
Mettre en place un coffre-fort numérique dans son entreprise confère de nombreux avantages pour l’employeur, mais également pour les salariés. Voici pourquoi il est recommandé d’opter pour une telle solution digitale au sein de sa structure.
Une meilleure sécurisation des documents
Dans un premier temps, utiliser un e-coffre-fort permet de mieux sécuriser les documents à destination des salariés. En faisant le choix de stocker les fiches de paie sur un espace en ligne fermé, les risques de perte ou de vol sont considérablement réduits. De plus, cette solution permet de crypter les données, de quoi assurer une parfaite sécurité dans le cas où l’entreprise serait victime d’une intrusion informatique ou d’un piratage.
Un gain de temps considérable
Dans un second temps, l’utilisation d’une telle solution digitale permet de faire gagner, à l’entreprise, un temps considérable dans sa gestion administrative. Plus précisément, une fois les contrats ou les bulletins de salaire établis, il suffit de diffuser, en un seul clic, l’ensemble des documents sur la plateforme. Cela est d’autant plus utile pour le service des ressources humaines qui peut ainsi retrouver plus facilement les informations. De quoi gérer les demandes du personnel et traiter toutes les démarches administratives plus rapidement.
Une réduction de son impact écologique
Opter pour un coffre-fort numérique permet aussi de réduire l’impact environnemental et écologique de l’entreprise. En effet, en dématérialisant l’ensemble des documents, l’usage des matières premières telles que le papier ou l’encre est considérablement réduit. Non seulement, cela participe à réduire les déchets de la structure, mais également ses coûts financiers. Par exemple, il n’est plus nécessaire de faire appel à un prestataire extérieur pour la maintenance des imprimantes. De quoi réaliser de précieuses économies sur le long terme.
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